Membuat Draft Surat Keputusan Profesional di Word
Membuat Draft Surat Keputusan Profesional di Word
Pendahuluan
Surat keputusan (SK) merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai landasan hukum dalam pengambilan suatu kebijakan atau tindakan oleh suatu organisasi atau instansi. Pembuatan draft SK yang baik dan benar adalah langkah awal yang krusial untuk memastikan keabsahan dan efektivitas keputusan yang diambil. Microsoft Word, sebagai perangkat lunak pengolah kata yang populer, menyediakan berbagai fitur yang memudahkan proses pembuatan draft SK yang profesional dan terstruktur. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah dalam membuat draft SK yang komprehensif dan mudah dipahami menggunakan Microsoft Word.
I. Persiapan Awal: Menentukan Struktur dan Isi SK
Sebelum memulai proses pengetikan di Word, penting untuk memahami struktur dan isi SK yang akan dibuat. Hal ini akan membantu Anda dalam menyusun kerangka dokumen yang logis dan sistematis.
-
A. Identifikasi Elemen-Elemen Penting SK
Setiap SK umumnya terdiri dari beberapa elemen penting yang harus ada, yaitu:
- Kepala Surat: Memuat logo instansi, nama instansi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Judul SK: Menyatakan secara ringkas dan jelas tentang substansi atau materi yang diatur dalam SK.
- Nomor SK: Merupakan nomor urut SK yang dikeluarkan oleh instansi.
- Tanggal Penetapan: Tanggal SK tersebut ditetapkan dan mulai berlaku.
- Jabatan Pejabat yang Menetapkan: Jabatan pejabat yang berwenang menandatangani SK.
- Landasan Hukum: Dasar hukum yang menjadi acuan dalam penerbitan SK, biasanya berupa peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.
- Diktum "Menimbang": Uraian singkat mengenai pertimbangan atau alasan mengapa SK tersebut perlu diterbitkan.
- Diktum "Mengingat": Daftar peraturan perundang-undangan atau dokumen lain yang menjadi dasar hukum penerbitan SK.
- Diktum "Memutuskan": Bagian inti dari SK yang berisi pernyataan keputusan yang diambil.
- Diktum "Menetapkan": Penegasan bahwa keputusan tersebut ditetapkan sebagai suatu SK.
- Isi Keputusan: Rincian lebih lanjut mengenai keputusan yang diambil, biasanya dibagi menjadi beberapa pasal.
- Penutup: Kalimat penutup yang menyatakan bahwa SK tersebut mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
- Tempat dan Tanggal Penetapan: Tempat dan tanggal SK ditetapkan.
- Nama dan Jabatan Pejabat yang Menetapkan: Nama lengkap dan jabatan pejabat yang menandatangani SK.
- Tanda Tangan Pejabat yang Menetapkan: Tanda tangan pejabat yang berwenang.
- Stempel/Cap Instansi: Stempel resmi instansi yang menerbitkan SK.
- Tembusan: Daftar pihak-pihak yang menerima salinan SK.
-
B. Menyusun Kerangka SK
Setelah mengidentifikasi elemen-elemen penting, susunlah kerangka SK secara terstruktur. Kerangka ini akan menjadi panduan dalam penulisan draft SK di Word. Contoh kerangka SK:
-
Kepala Surat
-
[JUDUL SK]
-
Nomor: …
-
Tanggal: …
-
Tentang
-
[JUDUL SK]
-
[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN]
-
Menimbang:
a. …
b. … -
Mengingat:
- …
- …
-
Memutuskan:
-
Menetapkan:
[JUDUL SK]
Pasal 1
(1) …
(2) …Pasal 2
…
-
[TEMPAT], [TANGGAL PENETAPAN]
[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN]
[NAMA PEJABAT YANG MENETAPKAN]
-
Tembusan:
- …
- …
-
II. Implementasi di Microsoft Word: Langkah Demi Langkah
Setelah kerangka SK tersusun, saatnya mengimplementasikannya di Microsoft Word.
-
A. Pengaturan Halaman (Page Setup)
- Buka Microsoft Word.
- Klik tab "Layout" atau "Tata Letak" (tergantung versi Word).
- Klik "Size" atau "Ukuran" dan pilih ukuran kertas yang sesuai (biasanya A4).
- Klik "Margins" atau "Margin" dan atur margin sesuai kebutuhan (misalnya, atas 3 cm, bawah 3 cm, kiri 4 cm, kanan 3 cm).
-
B. Membuat Kepala Surat (Header)
- Klik dua kali pada bagian atas halaman untuk membuka header.
- Masukkan logo instansi (Insert > Pictures > This Device). Atur ukuran dan posisinya.
- Ketik nama instansi, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Gunakan format font yang sesuai (misalnya, Arial atau Times New Roman, ukuran 12).
- Atur jarak antar baris (Line Spacing) agar terlihat rapi.
- Tutup header dengan mengklik dua kali di luar area header.
-
C. Mengetik Judul dan Nomor SK
- Ketik "[JUDUL SK]" dengan huruf kapital dan tebal (Bold). Gunakan format font yang sama dengan kepala surat.
- Ketik "Nomor: …" di bawah judul.
- Ketik "Tanggal: …" di bawah nomor.
- Ketik "Tentang" di bawah tanggal.
- Ketik "[JUDUL SK]" sekali lagi di bawah "Tentang", gunakan huruf kapital dan tebal (Bold).
- Ketik "[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN]" di bawah judul.
-
D. Mengetik Diktum "Menimbang" dan "Mengingat"
- Ketik "Menimbang:" dengan huruf tebal.
- Gunakan format penomoran (Numbering) untuk poin-poin pertimbangan (a, b, c, dst.).
- Ketik "Mengingat:" dengan huruf tebal.
- Gunakan format penomoran (Numbering) untuk daftar peraturan perundang-undangan (1, 2, 3, dst.). Pastikan penulisan peraturan perundang-undangan sesuai dengan kaidah yang berlaku.
-
E. Mengetik Diktum "Memutuskan" dan "Menetapkan"
- Ketik "Memutuskan:" dengan huruf tebal.
- Ketik "Menetapkan:" dengan huruf tebal.
- Ketik "[JUDUL SK]" dengan huruf kapital dan tebal (Bold) di bawah "Menetapkan:".
-
F. Mengetik Isi Keputusan (Pasal-Pasal)
- Mulai dengan "Pasal 1".
- Gunakan format penomoran (Numbering) untuk ayat-ayat dalam pasal (1, 2, 3, dst.).
- Susun isi pasal secara sistematis dan jelas. Gunakan bahasa hukum yang formal dan lugas.
- Lanjutkan dengan pasal-pasal berikutnya (Pasal 2, Pasal 3, dst.).
-
G. Mengetik Penutup dan Tanda Tangan
- Ketik "[TEMPAT], [TANGGAL PENETAPAN]" di bagian bawah dokumen.
- Ketik "[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN]" di bawah tempat dan tanggal.
- Ketik nama lengkap pejabat yang menetapkan di bawah jabatan.
- Sisipkan ruang untuk tanda tangan di atas nama pejabat.
- Tambahkan stempel/cap instansi di samping tanda tangan (opsional).
-
H. Mengetik Tembusan
- Ketik "Tembusan:" di bagian bawah dokumen.
- Buat daftar pihak-pihak yang menerima salinan SK dengan format penomoran (Numbering).
-
I. Format dan Gaya (Formatting and Style)
- Gunakan font yang seragam untuk seluruh dokumen (misalnya, Arial atau Times New Roman).
- Gunakan ukuran font yang sesuai (misalnya, 12 untuk isi, 14 untuk judul).
- Atur jarak antar baris (Line Spacing) agar mudah dibaca (misalnya, 1.15 atau 1.5).
- Gunakan perataan (Alignment) yang tepat (biasanya rata kiri-kanan atau justified).
- Pastikan semua elemen SK tertata rapi dan proporsional.
III. Tips Tambahan dan Hal yang Perlu Diperhatikan
- A. Konsistensi: Pastikan konsistensi dalam penggunaan format, gaya, dan istilah hukum.
- B. Ketelitian: Periksa kembali draft SK secara teliti untuk menghindari kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, dan kesalahan substansi.
- C. Bahasa Hukum: Gunakan bahasa hukum yang formal, lugas, dan tidak ambigu. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau bahasa yang bertele-tele.
- D. Validasi Hukum: Konsultasikan draft SK dengan ahli hukum atau bagian hukum instansi untuk memastikan keabsahan dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- E. Template: Buat template SK di Word untuk memudahkan pembuatan SK di masa mendatang. Template ini dapat disimpan dan digunakan kembali dengan hanya mengubah isi dan detail yang diperlukan.
- F. Backup: Simpan draft SK secara berkala dan buat salinan cadangan (backup) untuk menghindari kehilangan data.
Kesimpulan
Membuat draft surat keputusan yang profesional di Microsoft Word memerlukan pemahaman tentang struktur dan isi SK, serta kemampuan mengoperasikan fitur-fitur Word dengan baik. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah dalam artikel ini, Anda dapat membuat draft SK yang komprehensif, terstruktur, dan mudah dipahami. Ingatlah untuk selalu memperhatikan konsistensi, ketelitian, dan validasi hukum untuk memastikan keabsahan dan efektivitas SK yang Anda buat.
